Je vergaderingen zijn van jou. Dit artikel vat samen hoe we dat zo houden; de details staan in ons privacybeleid.

Waar je gegevens worden verwerkt

Je vergaderingen worden opgeslagen en verwerkt in de EU, met één uitzondering: met het transcriptiemodel Globaal, de standaard, wordt de audio in de Verenigde Staten getranscribeerd. Kies het model EU om ook de transcriptie in de EU te houden.

  • Opslag: audio, transcripten en verslagen worden opgeslagen in de EU, bij Scaleway in Amsterdam, en versleuteld bewaard. Ook alle verbindingen zijn versleuteld.
  • Transcriptie: met Globaal transcribeert ElevenLabs de audio in de Verenigde Staten, met de waarborgen die in het privacybeleid staan. Met EU transcribeert Soniox de audio in de EU en verwijdert het de audio en het transcript zodra wij het transcript hebben ontvangen.
  • Verslagen, Vragen, suggesties en zoeken op betekenis: deze draaien op Microsoft Azure binnen de EU.
  • Telefoongesprekken: Sinch, een Zweeds bedrijf, beantwoordt het nummer van Notulist en stuurt de audio rechtstreeks naar onze servers. Sinch bewaart geen opname. Zie Telefoongesprekken opnemen.

Transcriptie: Globaal of EU

Globaal levert de nauwkeurigste transcripten. EU is iets minder nauwkeurig en verschilt op nog twee punten:

  • Het schrijft geen geluidstags zoals (gelach).
  • Het onderscheidt maximaal 15 sprekers.

Kiezen doe je via Instellingen › Vergaderingen › Transcriptiemodel, in de webapp of in de iPhone- en Android-apps. Je keuze geldt voor elke vergadering die daarna wordt getranscribeerd, met welke app je ook opneemt of uploadt. Vergaderingen die al getranscribeerd zijn, veranderen niet; vergaderingen van vóórdat je kon kiezen, zijn met Globaal getranscribeerd.

Met Team bepalen eigenaren en beheerders dit voor de hele organisatie op het tabblad Algemeen van de pagina Organisatie: Leden mogen zelf kiezen (de standaard), Altijd Globaal of Altijd EU.

Hoe lang je audio bewaard blijft

Standaard bewaart Notulist de audio van een vergadering zolang de vergadering bestaat. Via Instellingen › Vergaderingen › Audio bewaren, in de webapp of in de apps, kun je de audio in plaats daarvan laten verwijderen:

  • na 90, 30 of 7 dagen, gerekend vanaf het moment dat de vergadering aan Notulist is toegevoegd;
  • direct na de transcriptie. Mislukt de transcriptie, dan blijft de audio 7 dagen staan, zodat je het opnieuw kunt proberen.

Alleen de audio wordt verwijderd: het transcript, de verslagen, de actiepunten en al het andere blijven bestaan, maar je kunt de opname niet meer afspelen. Een kortere termijn geldt ook voor de vergaderingen die je al hebt; Notulist laat je eerst weten hoeveel daarvan meteen hun audio kwijtraken. Wil je de audio van één vergadering verwijderen, kies dan Audio verwijderen in het menu van de vergadering. Verwijderde audio blijft nog 14 dagen in onze back-ups staan en is daarna ook daar verdwenen.

Met Team kunnen eigenaren en beheerders een maximum instellen op het tabblad Algemeen van de pagina Organisatie. Leden kunnen dan nog steeds een kortere termijn kiezen, maar geen langere.

Wat we nooit doen

  • We verkopen je gegevens nooit en gebruiken ze niet voor advertenties.
  • We gebruiken je vergaderingen niet om AI-modellen te trainen, en volgens hun voorwaarden voor zakelijke klanten doen onze AI-leveranciers dat ook niet.
  • Notulist onderscheidt sprekers aan de hand van het gesprek. Het maakt geen stemafdrukken en herkent niemand aan zijn stem.
  • Onze medewerkers bekijken de inhoud van je vergaderingen niet, tenzij je daar voor een specifieke supportvraag uitdrukkelijk om vraagt, of de wet het vereist.

Inloggen

Je logt in met Microsoft, Google of Apple, of met een code die we je mailen, dus we slaan geen wachtwoorden op. Een code werkt één keer, 10 minuten lang, en we bewaren alleen een onherkenbaar gemaakte vorm ervan. Sessies zijn kort geldig en worden steeds vernieuwd. Een organisatie kan kiezen welke van deze inlogmethoden haar leden mogen gebruiken.

Wie je vergaderingen kan zien

  • Jij, en verder niemand, tenzij je deelt.
  • Mensen met wie je deelt, door ze aan een spreker te koppelen. Ze krijgen alleen-lezentoegang, en je kunt die op elk moment intrekken. Zie Een vergadering delen.
  • De beheerders van je organisatie zien alleen het gebruik, zoals het aantal vergaderingen en uren, nooit titels of inhoud.
  • Apps die je zelf koppelt, zoals Claude of ChatGPT, totdat je ze ontkoppelt. Zie Notulist gebruiken in Claude, ChatGPT en Siri.

Je agenda wordt alleen gelezen, nooit gewijzigd. Zie Je agenda koppelen.

Jouw gegevens, jouw keuze

Je kunt op elk moment alles exporteren als zipbestand en je account verwijderen, met 7 dagen bedenktijd. Zie Je gegevens exporteren of je account verwijderen.

Laat iedereen weten wanneer je een vergadering opneemt: jij bent verantwoordelijk voor de opnames die je maakt. Lees onze voorwaarden.

Vragen over privacy, of een beveiligingsprobleem? Mail naar hello@notulist.io.