Je vergaderingen zijn privé: alleen jij kunt ze zien. Je deelt een vergadering door iemand met een Notulist-account aan een spreker in die vergadering te koppelen, en je bepaalt per persoon of je daarmee iets deelt.
Delen met iemand die erbij was
- Wijs in het paneel Sprekers van de vergadering de spreker toe aan die persoon. Diens e-mailadres moet dat van diens Notulist-account zijn. In een organisatie kun je collega’s kiezen onder Collega’s.
- Omdat de persoon een account heeft, vraagt Notulist of je vergaderingen met diegene wilt delen. Er zijn drie keuzes:
- Niet delen: er wordt niets gedeeld. Je kunt dit later wijzigen op de pagina van die persoon.
- Deze en nieuwere vergaderingen: oudere vergaderingen blijven privé. Op de pagina van de persoon heet deze keuze Alleen nieuwe vergaderingen.
- Alle vergaderingen, ook oudere: elke vergadering waarin je diegene tagt, ook eerdere.
- Klik op Bevestigen.
Je keuze geldt voor elke vergadering waarin je die persoon als spreker tagt. Je kunt alleen delen met mensen die een Notulist-account hebben.
Wat ze krijgen
Ze krijgen alleen-lezentoegang tot de vergadering, inclusief het transcript, de verslagen en de audio. Ze kunnen lezen, luisteren en exporteren, maar niet bewerken. In hun lijst staat de vergadering als Gedeeld door jou.
Ze krijgen ook een e-mail met een link, tenzij ze Mail me als er een vergadering met me wordt gedeeld hebben uitgezet onder Instellingen › Meldingen. Meerdere vergaderingen die tegelijk worden gedeeld, komen in één e-mail binnen.
In de Details van de vergadering zie je met wie die is Gedeeld met.
Toegang intrekken
- Voor alle vergaderingen: open de persoon onder Personen en kies onder Delen voor Niet delen. Diegene verliest meteen de toegang. Kies je Alleen nieuwe vergaderingen, dan trek je de toegang in tot de vergaderingen die vóór vandaag zijn opgenomen.
- Voor één vergadering: haal die persoon uit de sprekers van de vergadering met Verwijder toewijzing.
- Een vergadering verwijderen verwijdert die ook voor de mensen met wie hij gedeeld is.
Als je je account verwijdert, verliezen de mensen met wie je vergaderingen hebt gedeeld meteen de toegang. Zie Je gegevens exporteren of je account verwijderen.
Een verslag delen via een link
Voor iemand zonder Notulist-account, zoals een klant, deel je één verslag via een link.
- Open het verslag, klik op ⋯ naast Kopieer en kies Link delen.
- Klik op Link maken en daarna op Kopiëren, en verstuur de link zoals je wilt.
Tik in de iPhone- en Android-app op de deelknop boven het verslag en daarna op Link maken. Met Link delen geef je de link door aan elke app, zoals Mail of WhatsApp. Wil je de tekst van het verslag zelf delen, kies dan Delen als tekst in het ⋯-menu van het verslag.
Iedereen met de link kan dat verslag en de actiepunten van de vergadering in de browser lezen, zonder in te loggen. Het transcript, de audio en je andere verslagen zien ze niet. De pagina toont het Notulist-logo en wordt niet gevonden door zoekmachines, en in het venster zie je hoe vaak de link is geopend.
Wil je stoppen met delen, open dan opnieuw Link delen (of de deelknop in de apps) en kies Stoppen met delen: de link werkt direct niet meer. Ook als je het verslag of de vergadering verwijdert, houdt de link op. In een organisatie kan een beheerder openbare links uitzetten onder Inloggen & SCIM; daarmee werken ook bestaande links niet meer.