Vos réunions sont privées : vous seul pouvez les voir. Pour partager une réunion, vous associez une personne disposant d’un compte Notulist à l’un de ses intervenants, et vous décidez pour chaque personne si quelque chose est partagé.
Partager avec une personne présente
- Dans le panneau Intervenants de la réunion, attribuez l’intervenant à cette personne. Son adresse e-mail doit être celle de son compte Notulist. Dans une organisation, vous pouvez choisir des collègues sous Collègues.
- Comme cette personne a un compte, Notulist vous demande si vous souhaitez partager des réunions avec elle. Trois options s’offrent à vous :
- Ne pas partager : rien n’est partagé. Vous pourrez modifier ce choix plus tard sur sa page.
- Cette réunion et les suivantes : les réunions plus anciennes restent privées. Sur la page de la personne, cette option s’appelle Nouvelles réunions uniquement.
- Toutes les réunions, y compris les anciennes : toutes les réunions dans lesquelles vous l’identifiez, y compris les précédentes.
- Cliquez sur Confirmer.
Votre choix s’applique à toutes les réunions dans lesquelles vous identifiez cette personne comme intervenant. Le partage n’est possible qu’avec des personnes disposant d’un compte Notulist.
Ce qu’elles reçoivent
Elles obtiennent un accès en lecture seule à la réunion, y compris à la transcription, aux rapports et à l’audio. Elles peuvent lire, écouter et exporter, mais pas modifier. Dans leur liste, la réunion apparaît comme Partagée par vous.
Elles reçoivent aussi un e-mail contenant un lien, sauf si elles ont désactivé M’envoyer un e-mail quand une réunion est partagée avec moi sous Réglages › Notifications. Plusieurs réunions partagées en même temps sont regroupées dans un seul e-mail.
Les Détails de la réunion indiquent avec qui elle est Partagée avec.
Retirer l’accès
- Pour toutes les réunions : ouvrez la personne sous Personnes et, sous Partage, choisissez Ne pas partager. Elle perd l’accès immédiatement. Choisir Nouvelles réunions uniquement lui retire les réunions enregistrées avant aujourd’hui.
- Pour une seule réunion : retirez cette personne des intervenants de la réunion avec Retirer l’attribution.
- Supprimer une réunion la supprime également pour les personnes avec qui elle est partagée.
Si vous supprimez votre compte, les personnes avec qui vous avez partagé des réunions perdent l’accès immédiatement. Consultez Exporter vos données ou supprimer votre compte.
Partager un rapport par lien
Pour une personne sans compte Notulist, comme un client, partagez un rapport au moyen d’un lien.
- Ouvrez le rapport, cliquez sur ⋯ à côté de Copier et choisissez Partager un lien.
- Cliquez sur Créer le lien, puis sur Copier, et envoyez le lien par le moyen de votre choix.
Dans les apps iPhone et Android, touchez le bouton de partage au-dessus du rapport, puis Créer le lien. Partager un lien transmet le lien à n’importe quelle app, comme Mail ou WhatsApp. Pour partager le texte du rapport lui-même, choisissez Partager en tant que texte dans le menu ⋯ du rapport.
Toute personne disposant du lien peut lire ce rapport et les actions à mener de la réunion dans son navigateur, sans se connecter. Elle ne voit ni la transcription, ni l’audio, ni vos autres rapports. La page affiche le logo Notulist, n’est pas indexée par les moteurs de recherche, et la boîte de dialogue indique combien de fois le lien a été ouvert.
Pour arrêter le partage, ouvrez à nouveau Partager un lien (ou le bouton de partage dans les apps) et choisissez Arrêter le partage : le lien cesse immédiatement de fonctionner. La suppression du rapport ou de la réunion y met également fin. Dans une organisation, un administrateur peut désactiver les liens publics sous Connexion et SCIM, ce qui désactive aussi les liens existants.