Met Team heeft je bedrijf één organisatie in Notulist. Eigenaren en beheerders beheren die via de pagina Organisatie in de zijbalk, die alleen zij zien. Hoe je Team krijgt, lees je in Abonnement, facturen en btw, of mail ons op hello@notulist.io.

Rollen

  • Eigenaar: beheert alles, ook het abonnement en andere eigenaren. Een organisatie heeft minstens één eigenaar nodig die kan inloggen.
  • Beheerder: beheert leden, uitnodigingen, domeinen, inloggen, SCIM en de gedeelde woordenlijst, maar kan eigenaren niet wijzigen.
  • Gebruiker: gebruikt Notulist; de organisatie beheert het account.

Beheerders zien nooit de titels of inhoud van de vergaderingen van leden, alleen aantallen en duur. Niemand kan zijn eigen lidmaatschap wijzigen.

Algemene instellingen

Op het tabblad Algemeen wijzigen eigenaren en beheerders de Naam van de organisatie, zoals leden die zien en zoals die in uitnodigingen staat. Op hetzelfde tabblad staan het transcriptiemodel en hoelang audio voor de hele organisatie wordt bewaard; zie Privacy en beveiliging.

Mensen uitnodigen

Vul op het tabblad Leden, onder Mensen uitnodigen, een e-mailadres in, kies een Rol en klik op Uitnodigen. De uitnodiging is 14 dagen geldig; bij Openstaande uitnodigingen vind je Opnieuw versturen en Intrekken. Wie al een account heeft, houdt zijn vergaderingen, maar na het accepteren beheert de organisatie het account.

Geverifieerde domeinen

  1. Klik op het tabblad Domeinen op Domein toevoegen.
  2. Voeg het getoonde TXT-record toe aan de DNS van je domein en klik op Verifiëren.

Laat het record staan: het wordt dagelijks gecontroleerd en het domein verliest zijn verificatie een week nadat het record verdwenen is. Kies onder Nieuwe mensen van je domeinen voor Goedkeuring vereist, Automatisch lid of Alleen via uitnodiging of SCIM. Toegangsverzoeken verschijnen op het tabblad Leden, met Goedkeuren en Afwijzen.

Inloggen en SCIM

Kies op het tabblad Inloggen & SCIM onder Inlogmethoden of leden mogen inloggen met Microsoft, Google, Apple of Code per e-mail. Minstens één van Microsoft, Google en Apple blijft aan, en wijzigingen gelden bij de volgende keer inloggen. Gebruik onder Gebruikers inrichten (SCIM) de SCIM-basis-URL en een token via Geheim token maken in Microsoft Entra. Het token wordt maar één keer getoond. Alleen adressen op geverifieerde domeinen kunnen worden ingericht, en gedeactiveerde gebruikers worden geblokkeerd.

Op hetzelfde tabblad staat Openbare links naar verslagen: zet je dit uit, dan kunnen leden een verslag niet meer delen met een link die iedereen kan openen, en werken alle bestaande links niet meer. Zie Een vergadering delen.

Gebruik en auditlog

Gebruik toont de leden, hoeveel er de afgelopen 30 dagen actief waren, en per lid hun vergaderingen en uren. Auditlog toont wat beheerders en SCIM hebben gewijzigd en wordt een jaar bewaard.

Een lid verwijderen

  • Verwijderen blokkeert het account meteen en logt het overal uit. De gegevens blijven bewaard, en met Deblokkeren krijgt het weer toegang.
  • Na het verwijderen wist Account verwijderen het account met al zijn vergaderingen en opnamen na 7 dagen. Tot die tijd stopt Verwijdering annuleren dat.

Leden kunnen hun eigen account niet verwijderen; dat doet een beheerder.